Søk etter artikler og svar

Startveileder for administrator



Din tilgang til Taskline er nå opprettet. Selskapets kunder er allerede inne i systemet og du kan nå sette i gang med å tilpasse systemet til byrået ditt.

Her kommer enkle “how to”-beskrivelser av de første stegene du som kontaktperson burde gjennomføre før dine ansatte legges inn, og oppdragsavtaler opprettes.


Innholdsfortegnelse:

  • Avdelingsstruktur

  • Medarbeidere

  • Opprette medarbeidere og tildele roller og tilganger

  • Mappestruktur for filarkivet

  • Oppdragsavtale

  • Kvalitetskontroll


AVDELINGSSTRUKTUR

Her legger du inn selskapets hierarki, og bestemmer hva dine ansatte skal ha tilgang til av kunder.

*Det er lurt å dedikere en egen avdeling til byråets ansatte. Denne burde ligge lengst ned i avdelingsstrukturen slik at de ansatte ikke får tilgang oppover i hierarkiet. De får selvsagt tilgang til klienten om vedkommende blir valgt som medarbeider eller oppdragsansvarlig. Ta gjerne kontakt om dere ønsker hjelp.

I eksempelet nedenfor ser du at “Hovedkontor” er øverst og medarbeiderne her har tilgang til alt. “Oslo” er en underavdeling hvor medarbeiderne vil ha tilgang til “Oslo”, “Vest” og “Øst”. For Avdelingen “Vest” vil medarbeiderne kun ha tilgang til “Vest”.

Klikk inn på “Admin” i fanen øverst i bildet.

Under “Innstillinger” til venstre klikker du på “Avdelingsstruktur”.

Klikk “+Opprett avdeling” oppe i høyre hjørne. Skriv inn selskapets navn (i eksempelet vist som “Hovedkontor”) og klikk “Lagre”.

Ved å holde musepekeren over selskapets navn vil følgende tegn dukke opp:

Velg ”+” for å legge til underavdeling (Oslo, Stavanger og Kristiansand).

Velg “+” på underavdelingen for å opprette en underavdeling under her igjen (Vest og

Øst).


MEDARBEIDERE

Under fanen “Admin” finner du “Medarbeidere” i venstre kolonne. Her legger du inn dine ansatte og plasserer den ansatte under riktig avdeling i Avdelingsstrukturen.

Klikk “Opprett medarbeider” til høyre i bildet.

Her må/bør følgende punkter være utfylt for å opprette rett tilgang til den ansatte:

Du kan allerede her velge en rekke roller:

  • Bli administrator (En administrator gir tilgang til Admin-menyen)

  • Skal kunne opprette nye kunder

  • Skal kunne kvalitetskontrollere andre (Se utfyllende informasjon lenger nede)


Under valget “Avdeling” vist i skjermbildet over legger du inn hvor i avdelingsstrukturen medarbeideren skal ligge.

Når du har fylt inn aktuelle felt og klikker “Lagre” vil det automatisk sendes en mail til medarbeideren om at tilgang til Taskline nå er opprettet.

MAPPESTRUKTUR FOR FILARKIVET

Under fanen “Admin” og deretter “Innstillinger” finner du punktet “Mappestruktur”.

I eksempelet under er det vist et utsnitt av en velfungerende mappestruktur.

Velg “+ Ny mappe” oppe i høyre hjørne for å opprette første steg i Mappestrukturen.

OBS - Når man legger til en ny mappe i mappestrukturen kan man velge om mappa skal opprettes på alle nåværende kunder. Velger man dette må den manuelt slettes fra hver enkelt kunde dersom man angrer på valget i etterkant.

*Tenk nøye gjennom mappestrukturen, og spør oss gjerne om råd.



OPPDRAGSAVTALE

Oppdragsavtalen kan enkelt tilpasses byråets ønsker.

Vi anbefaler å først opprette en oppdragsavtale på en av selskapets kunder, for så å se om dere ønsker noen endringer i avtalen. Dette burde gjøres før dere oppretter de resterende oppdragsavtalene.

Dersom dere har ønsker om endringer i malen ber vi dere ta kontakt med support slik at vi kan bistå med de aktuelle endringene.

Oppretting av oppdragsavtale:

Taskline har flere måter man kan opprette en oppdragsavtale på:

  • Når man oppretter en ny kunde og klikker “Lagre” kan man velge å opprette en oppdragsavtale med en gang.

  • Alternativt kan man søke opp kunden i søkefeltet øverst i nettleseren og trykke seg inn på kundens profil. Inne på kundeprofilen vil man under “Flere valg” finne “Oppdragsavtale”.

*Et tips for å få oversikt over kunder man mangler oppdragsavtale på er å gå til “Oversikt” oppe i fanen, og se hvor det mangler repeterende oppgaver.




KVALITETSKONTROLL

Under fanen “Admin” og deretter “Innstillinger” finner du punktet “Kvalitetskontroll”.

Her stiller man inn ønsket kontrollmengde som skal utføres på de ulike erfaringsnivåene hos dine ansatte.

Det er lagt inn følgende standardprofiler:

  • Nyansatt på opplæring

  • Regnskapsfører uten autorisasjon

  • Regnskapsfører uten autorisasjon med lang erfaring

  • Autorisert regnskapsfører

  • Autorisert regnskapsfører med lang erfaring


Hver enkelt medarbeider får sin kontroll-profil ved å gå til “Admin” og “Medarbeidere”.

Velg ønsket medarbeider og sett inn ønsket kvalitetskontroll i nedtrekksmenyen “Kvalitetskontroll”.

Taskline genererer oppgaver ut ifra kontroll-nivået som er innstilt på medarbeideren. Systemet gjør selvsagt fratrekk for allerede kontrollerte oppgaver, og kvalitetskontroll-modulen generer kun oppgaver dersom det ikke er gjennomført tilstrekkelig antall kontroller. Det er derfor i starten anbefalt å bruke profiler med % mengde og ikke antall.

Når en kontrolloppgave blir generert av Taskline må denne fullføres. Det er derfor viktig at medarbeideren havner i rett erfaringsnivå fra starten av slik at oppgavene som kommer på slutten av hver måned treffer slik det skal.



*Hurtigtaster: For å få opp en oversikt over hurtigtaster i Taskline, klikk F1-tasten når du er inne i programmet. Eventuelt FN samtidig som F1.

Spørsmal og svar