Søk etter artikler og svar

Startveileder for medarbeidere


I denne veilederen finner du enkle forklaringer på hvordan man navigerer seg rundt og arbeider i systemet.


Innholdsfortegnelse:

Oversikt:

  • Grønne og røde oppgaver

  • Filtrering i oversiktsbildet

  • Stjernemerking

Oppgaver:

  • Hvordan opprette en oppgave

  • Hvordan sende oppgaven til kollega

  • Enkeltoppgave eller repeterende oppgave

Filarkiv:

  • Interne filer

  • Kundefiler


Oppdragsavtale:

  • Hvordan opprette en oppdragsavtale



OVERSIKT

I oversikten har du oversikt over alle dine kunder. Man har flere filtreringsmuligheter, og kan tilpasse bildet ved å stjernemerke kunder, eller filtrere på ønskede kategorier.

Oversiktens fargekoder:

Fargen på oppgaven signaliserer om oppgaven er fullført eller forfalt, eller om det er en kommende oppgave.

  • Grønn for fullførte oppgaver

  • Rød for forfalte oppgaver

  • Grå for kommende oppgaver



Fullførte oppgaver:

Fullførte oppgaver lyser grønt i oversikten.

Ved å klikke seg inn på en grønn oppgave får man oversikt over hvem som har arbeidet med oppgaven og en logg som viser alle endringer utført innad i oppgaven, med tilhørende dato og klokkeslett.

Under den grønne “Fullført”-knappen i bildet kommer det frem om oppgaven er kontrollert eller ikke. I eksempelet under ser man at denne oppgaven er fullført, men ikke kontrollert.


Forfalte oppgaver:

Forfalte oppgaver vil i tillegg til å ha røde datofelt ha et kalender-symbol i kundefeltet, som vist og markert i rødt nedenfor. Man får da en rask oversikt over hvilke kunder man burde prioritere.

Ved å klikke på det røde datofeltet ute i oversikten får man opp gjeldende oppgave, som vist i eksempelet nedenfor:



Her har man flere mulige valg. Man kan f.eks.:

  • Endre dato og dermed forskyve oppgaven

  • Delegere oppgaven til annen ansatt

  • Endre oppgaven fra “Åpen” til “Venter på kunde” eller “Fullført”

  • Legge til notat

  • Legge ved filer

  • Endre eller opprette sjekkpunkter

  • Slette oppgaven

  • Hoppe til neste eller forrige oppgave i kategorien


Filtrering i oversiktsbildet:

I oversikten har man flere filtreringsmuligheter, og kan tilpasse bildet til å ha oversikt over akkurat det du måtte ønske av kunder, kategorier og oppgaver.

I venstre kolonne kan du velge hvilke kunder du vil ha oversikt over. Ved å klikke på navnet ditt, som vist nedenfor, får du opp en nedtrekksmeny hvor du kan velge om du vil ha oversikt over:

  • Alle kunder

  • Dine egne kunder

  • Kunder dine medarbeidere har ansvar for

Velger du “Alle” får du opp alle selskapets kunder som du har tilgang til enten via avdeling eller via rollen medarbeider/oppdragsansvarlig.

Dersom man har lagret bilde av de ansatte under “Medarbeidere” vil bildene vises ved siden av hver enkel kunde i oversiktsbildet. Bildet beskriver altså hvem som er oppdragsansvarlig på kunden.

I oversikten har man flere filtreringsmuligheter. Man kan f.eks. filtrere på dato, slik:

Velg “Filter” og deretter “Dato”.

Man får da opp en kalender hvor man kan angi ønsket dato, og dermed ignorere alle oppgaver med forfall etter valgt dato. Dette kan være svært anvendelig rundt store frister.

Som bildet viser er det kun oppgaver frem t.o.m valgt dato som vises i oversikten. Man kan enkelt komme tilbake til den komplette oversikten ved å krysse ut datoen, illustrert i eksempelet nedenfor:

En annen filtreringsmulighet man har er å selektere bort uønskede faner fra oversiktsbildet. Dette kan være svært anvendelig rundt store frister eller dersom man jobber mye med få kategorier.

Kategoriene er vist øverst i oversiktsbildet, markert rødt i eksempelet nedenfor:

Eksempel:

Du ønsker å vise kun “Bokføring”, “Fakturering” og “Årsoppgjør” i oversikten:

Klikk “Filter”.

Klikk deretter på det blå feltet i fanene “Lønn” og “Annet”, slik at den blå markeringen blir grå.

Oversikten vil da se slik ut:


Stjernemerking:

Ved å klikke på kunden i oversiktsbildet, får man mulighet til å markere et stjernesymbol som dermed stjernemerker kunden. Det betyr at kunden havner øverst i oversiktsbildet med andre stjernemerkede kunder, og blir derfor lett tilgjengelige i oversikten.

*Tips: Det kan være smart å stjernemerke kunder man jobber mye med, slik at man har dem lett tilgjengelig og samlet på en plass i oversikten.



OPPGAVER

Uavhengig av hvor du befinner deg i programmet, vil du alltid ha tilgang til +-symbolet oppe i høyre hjørne. Det gjør det enkelt å opprette raske huskelapper, og dermed kvitte seg med post-it-lappene på skrivepulten.

Som standard er det lagt opp til at fullførte oppgaver blir gjemt fra oppgave-bildet for å gi en oversikt over gjenstående oppgaver. Ved å huke av “Vis fullførte oppgaver” vises hele uka med både fullførte og gjenstående oppgaver.

I oppgave-oversikten kan du filtrere mellom følgende valg:

  • Alle oppgaver

  • Mine oppgaver

  • Mine og mine kunders oppgaver

  • Oppgaver ikke tildelt medarbeider


Ved oppretting av en ny oppgave får du opp bildet vist under:

Her kan man føre inn følgende:

  • Ønsket tittel på oppgaven (Eneste påkrevd felt).

  • Notat tilhørende oppgaven

  • Man kan legge til sjekkpunkter som blir markert fullført ettersom man har huket dem av

  • Velg en eller flere kunder som oppgaven skal knyttes til

  • Velg oppgavens kategori. Eksempelvis bokføring, lønn eller årsoppgjør

  • Legg på filer tilknytta oppgaven

  • Legg til dato for oppgaven, eller velg ønsket intervall dersom oppgaven skal være repeterende


Sende en oppgave til kollega:

Kanskje trenger du veiledning på en oppgave, eller skal gjøre en oppgave sammen med en kollega. Da kan du enkelt sende oppgaven til kollegaen din ved å klikke på bilde-symbolet øverst i oppgaven, som vist under.

Klikk deretter på ønsket kollega.

Oppgaven forsvinner da fra din oppgaveliste, og dukker opp hos kollegaen din.

Tagg en kollega inn i oppgaven:

Taskline har også en annen super funksjon som gjør at man kan “tagge” kollegaer inn i oppgaven. Oppgaven blir da liggende i din oppgaveliste hele tiden. Kollegaen din får da et varsel i systemet om at vedkommende er tagget inn i en oppgave.

Gå til notat-feltet i oppgaven

Skriv “@” i feltet, og aktuelle kollegaer vil komme som forslag.

Velg aktuell kollega og klikk Enter.


Forfalte oppgaver:

Forfalte oppgaver vises øverst i oppgavebildet som vist under:


FILARKIV

Filarkivet er delt inn i Interne filer og kundefiler.

Interne filer

De interne filene har alle på byrået tilgang til. Her er det aktuelt å legge personalhåndbøker, maler, skjemaer og andre filer som brukes internt.

Man finner interne filer ved å klikke på pilen ved navnet sitt oppe i høyre hjørne, og velge Intere filer.


Kundefiler

Kundefilene er plassert under hver enkelt kundes kundekort. Du vil kun ha tilgang til mapper du har rollen oppdragsgiver eller medarbeider på.



Alle filer

Du har muligheten til å hente opp alle filene som ligger på kunden under mappa “Alle filer”. Man kan her sortere på kategori.


Opprette mapper og behandle filer

For å opprette ny mappe, klikk “Opprett mappe”.

Det dukker da opp et nytt bilde. Her fyller du inn navn på mappen og klikker deretter “Lagre”.

Opplastning av filer

Klikk “Last opp” for å laste opp ny fil. Her kan man enten velge vedlegg som skal lastes opp eller utføre “drag and drop” av en fil.

OPPDRAGSAVTALE

Oppretting av oppdragsavtale:

Taskline har flere måter man kan opprette en oppdragsavtale på:

  • Når man oppretter en ny kunde og klikker “Lagre” kan man velge å opprette en oppdragsavtale med en gang.

  • Alternativt kan man søke opp kunden i søkefeltet øverst i nettleseren og trykke seg inn på kundens profil. Inne på kundeprofilen vil man kunne velge “Oppdragsavtale”, som vist nedenfor.


*Et tips for å få oversikt over kunder man mangler oppdragsavtale på er å gå til “Oversikt” oppe i fanen, og se hvor det mangler repeterende oppgaver.


*Hurtigtaster: For å få opp en oversikt over hurtigtaster i Taskline, klikk F1-tasten når du er inne i programmet. Evt. FN samtidig som F1.

Spørsmal og svar